La SNCF a confié à notre agence événementielle, Listen'Up, l'organisation de sa soirée annuelle de relations publiques à Montpellier. Cet événement marquant visait à renforcer les liens et remercier les partenaires, les influenceurs, les médias, ainsi que les collectivités, municipalités et institutions avec lesquelles la SNCF collabore tout au long de l'année. Ce rassemblement professionnel devait être inoubliable et refléter une image de marque forte, avec une communication efficace et des solutions innovantes.
La Direction de la Communication de la SNCF a sollicité trois agences de communication et d'événementiel pour répondre aux demandes d'organisation en proposant un concept de soirée unique. L'objectif était de créer un événement d'entreprise distinctif, intégrant des animations originales et artistiques pour marquer les esprits et sortir des sentiers battus des traditionnels événementiels de relation publique vus à Montpellier. Notre expertise en gestion de projet et notre catalogue d'animations variées ont su séduire la SNCF, faisant de nous l'agence experte sélectionnée pour gérer ce projet évènementiel et cette soirée de relations publiques.
L'objectif principal de cet événement d'entreprise était de surprendre les invités et de leur offrir une expérience unique, tout en veillant à maintenir une ambiance élégante sans ostentation. Les participants, souvent habitués des soirées d'entreprise et des rassemblements professionnels à Montpellier et dans sa région, attendaient un moment inédit et mémorable. Il était essentiel que cette soirée de relations publiques, organisée par notre agence d'événementiel, crée un impact durable tout en renforçant l'image de marque de la SNCF.
Un critère majeur du cahier des charges était la sélection d'un lieu insolite et prestigieux, situé au cœur de Montpellier. Le site devait être facilement accessible à pied depuis le centre-ville ou en train depuis la gare, et pouvoir accueillir jusqu'à 350 personnes. Le défi était de choisir un endroit qui surprenne dès l'arrivée des convives, leur offrant la sensation d'être privilégiés d'assister à un événement bien pensé, avec une empreinte durable et une communication efficace. La recherche de lieux atypiques et de solutions innovantes a été une priorité pour notre agence spécialisée en organisation événementielle.
Pour cet événement de relations publiques, notre agence événementielle a créé un site de réception éphémère en privatisant un lieu emblématique de Montpellier : la Cour Vien du Musée Fabre. Pour marquer les esprits, nous avons réaménagé l'accès en rouvrant l'entrée de l'ancienne bibliothèque municipale, permettant aux invités de découvrir cet espace sous un nouvel angle. Cette cour minérale a été transformée en un jardin « dit de curé », recréant l'atmosphère d'un jardin privatif montpelliérain, typique des hôtels particuliers de la région.
Le cœur de ce projet a reposé sur la conception et la végétalisation complète de la cour. Nous avons recouvert le sol de pelouse synthétique et installé de grands box en bois garnis de divers végétaux, représentant toutes les fonctions d'un jardin : fruits, légumes, fleurs, aromates, vigne, et plantes médicinales. Une fontaine au charme désuet a été reconstituée, et un espace végétalisé a été aménagé pour la scène, dédiée aux discours et aux animations musicales.
L'organisation de cet événement a nécessité une coordination rigoureuse et la collaboration avec des prestataires événementiels. Nous avons assuré la mise en lumière, la sonorisation pour les discours et la musique, ainsi que l'accueil des invités avec des hôtesses. Un photographe a capturé chaque instant et l'animation PhotoBooth a permis aux convives de repartir avec un souvenir unique de la soirée. La distribution de goodies et une attention particulière aux détails ont complété cette soirée de relations publiques pour offrir une expérience inoubliable et renforcer une communication efficace.
Notre agence Listen'Up s'engage à intégrer des pratiques écoresponsables lors de l'organisation de chaque événement : soirée relation publique, anniversaires d’ entreprises, salons professionnels, manifestations d’entreprises, congrès, soirée d’ entreprise ou inauguration. Pour cette soirée de relations publiques de la SNCF, nous avons opté pour des solutions respectueuses de l'environnement, comme l'utilisation de matériaux durables pour la scénographie et la gestion des déchets via des circuits spécialisés de recyclage. Cette démarche renforce notre engagement en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE), assurant que chaque événement laisse une empreinte durable et positive tout en répondant aux attentes de nos clients.
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